Середина ранку в Кінгстоні. Рікардо Гоуді, керівник групи з управління інформаційними системами (MIS), виходить з кімнати для переговорів у SRC Ямайки, розмірковує про свій професійний шлях і про те, що надихало його на роботу до цього часу.
«Я хотів би бачити Ямайку технологічно розвиненою країною, і я, по суті, намагаюся зробити свій внесок у оптимізацію того, як така впливова Рада, як Рада Верховного Суду, сприймає час, у якому ми живемо».
Рікардо працює в цифровому просторі останні двадцять років, останні півтора року — у Раді з питань цифрових технологій (SRC). Як провідна дослідницька установа Ямайки, SRC пропонує різноманітні послуги, включаючи дослідницьку підтримку сільськогосподарського сектору, розробку та тестування продуктів, а також пілотний завод з виробництва харчових продуктів, де підприємства можуть виготовляти прототипи або продукти для виходу на ринок. На своїй посаді Рікардо контролює стратегічний пріоритет Ради щодо впровадження технологічних рішень, спрямованих на підвищення ефективності та надання послуг.
Команда MIS у Науково-дослідній раді Ямайки. Зліва направо: Та-Вон Марш, Валенсія Браун, Романе Браян, Рікардо Гоуді, Шінель Кларк.
Чому цифровий, і чому зараз?
Рада має чітке бачення цифрового зростання, зокрема в оновленні інфраструктури та управлінні даними. Наразі досягнуто значного прогресу, останнім часом Рікардо контролює оптимізацію того, як Рада взаємодіє всередині себе та із зовнішнім світом. Він очолив ініціативи щодо модернізації мережевих систем, що підвищують швидкість, безпеку та надійність даних, що обмінюються між різними департаментами Ради. Команда MIS також переробила веб-сайт Ради для покращення комунікації з громадськістю та інтегрувала аналітику для кращого розуміння своєї аудиторії.
Проєкт ISC Наукові організації в епоху цифрових технологій Це сталося в той час, коли SRC стратегічно обмірковувала зменшення тертя у взаємодії з клієнтами та навчанні у них. Як частина когорти, вони могли б зосередитися на багатьох питаннях. Однак вони вирішили приділити пріоритет одному з напрямків свого бізнесу, який генерує значний дохід: пілотному заводу. Тут вони продають час за використання свого сертифікованого ISO об'єкта, куди клієнти можуть приходити з прототипами для виробництва та тестування.
Наразі, щоб скористатися можливостями пілотного заводу, клієнтам доводиться бронювати вручну. Такий процес планування призводить до частих подвійних бронювань, що призводить до неефективності та поганого досвіду клієнтів. Найбільшою проблемою є відсутність прозорості. Немає простого способу дізнатися, коли обладнання доступне, або як гнучко керувати графіком. Приєднуючись до проекту ISC, Рікардо та його команда звернулися за порадою щодо модернізації цього процесу та впровадження автоматизованої системи онлайн-бронювання. Для SRC безперебійне бронювання дозволить добре спланувати використання свого заводу та отримати більш передбачуваний дохід.
Напрямок руху
Завдяки проєкту ISC Рікардо познайомився з новими методологіями, які розширили його світогляд.
«Я завжди зосереджувався на технології; на тому, як змусити її працювати, як запустити її», – пояснює Рікардо. «Але зараз я думаю про людей, які нею користуються, як вони взаємодіятимуть з нею та як вона впишеться в їхній робочий процес. Це справжня зміна».
Ці сесії спонукали його застосувати підхід, який передбачав раннє залучення зацікавлених сторін, розуміння досвіду користувачів та інтеграцію відгуків на відповідних етапах проекту. Ця зміна мислення вплинула на те, як він підходить до нової системи бронювання пілотного заводу. Замість того, щоб створювати повну систему одразу, Рікардо та його команда обрали поетапне впровадження, починаючи з мінімально життєздатного продукту (MVP).
«Ми вирішили почати з малого та будувати поступово. Таким чином, ми можемо коригуватися та отримувати зворотний зв’язок на кожному етапі», – пояснює Рікардо.
Ця стратегія розроблена для оптимізації впровадження, а також зменшення опору персоналу шляхом залучення їх на ранніх етапах процесу. У рамках цього Рікардо розробив план управління змінами, який включає регулярну участь персоналу на етапах розробки.
Рікардо також ознайомився з критичною важливістю візуалізації. Чи то через концептуалізацію всього проєкту на дошці, чи то через запис конкретних вимог для кожного етапу, він тепер розуміє, що ясність є ключем до уникнення пасток. Чим більше він візуалізує, тим легше йому виявляти прогалини та забезпечувати узгодженість.
Підхід MVP також дозволяє їм уникати дорогих помилок.
«Ми хотіли переконатися, що створюємо щось, чим користувачі справді захочуть користуватися», — каже Рікардо.
Довгострокове бачення Рікардо щодо SRC чітке: орієнтована на користувача технологічна екосистема, де цифрові інструменти постійно розвиваються, щоб задовольнити потреби як персоналу, так і клієнтів. Кінцева мета — створити цифровий SRC, пов’язаний з іншими системами. Такий, де як внутрішні системи, так і клієнтські сервіси бездоганно інтегровані.
Поки Рікардо та його команда працюють над завершенням системи бронювання для пілотного заводу, вони вже планують наступні кроки для ширшої цифрової стратегії в SRC. Одним з ключових стовпів стратегії є цифровізація фізичних активів, і Рікардо передбачає, що цей проект закладе основу для майбутніх зусиль з цифровізації.
Рікардо сподівається, що після повного запровадження системи це прокладе шлях для інтеграції інструментів штучного інтелекту та аналітики даних, що покращить навчання та обслуговування клієнтів. Він вже закликає свою команду подумати про те, як вони можуть використовувати ці дані для підвищення гнучкості та швидкості реагування своїх процесів.
«Я хочу, щоб ми продовжували впроваджувати цифрову трансформацію так, щоб це було зручно для нас. Технологія, яку я хочу створити, полегшить життя людей», – підсумовує Рікардо.
Підтвердження фінансуванняЦю роботу було виконано за допомогою гранту Міжнародного дослідницького центру розвитку (IDRC), Оттава, Канада. Погляди, висловлені в цьому документі, не обов'язково відображають погляди IDRC або його Ради керуючих.
Дізнайтеся більше про наукові організації в епоху цифрових технологій 
Дізнайтеся більше про майбутнє наукових систем 
Дізнайтеся більше про Center for Science Futures 
Читати далі про Нове бачення симпозіуму без кордонів 
Дізнайтеся більше про інструмент для планування онлайн- або гібридної конференції 
Дізнайтеся більше про інструмент для покращення взаємодії з користувачем у науковій організації 
